مدیریت تیم پروژه ؛ عامل اصلی موفقیت پروژه در زمان مقرر و با صرف بودجه معین

اگر هر سازمان یا کسب و کاری، برای پیشبرد پروژه‌ها یا برنامه‌های خود، از یک تیم حاذق بهره بگیرد، آن سازمان، در مدت زمان کوتاهی، به موفقیت و اهداف از پیش تعیین شده خود خواهد رسید. نحوه مدیریت تیم پروژه ، یکی از مسائلی است که در موفقیت و شکست یک سازمان تاثیرگذار خواهد بود. لازم به ذکر است که مدیریت تیم پروژه ، توسط شخصی تحت عنوان مدیر پروژه انجام می‌گیرد.

مصداق رویکرد بالا، یک ضرب المثل قدیمی است که می‌گوید، هر سری یک عقلی دارد. اگر بخواهیم به مفهوم این عبارت نگاهی بیندازیم، به این نتیجه می‌رسیم که انسان‌ها دارای تجربه‌های متفاوتی هستند و ممکن است فردی، از زاویه‌ای به یک قضیه نگاه کند که دیگران امکان درک آن را نداشته باشند. بنابراین، انجام امور به صورت تیمی و با مشورت اعضاء با یکدیگر، نسبت به زمانی که همه کارها توسط یک نفر انجام می‌شود، به مراتب، موفقیت آمیزتر خواهد بود.

در اینجا پیشنهاد می‌کنیم که برای روابط کاری خود حتما یک قرارداد داشته باشید. مطالعه مقاله قرارداد مدیریت پروژه نیز می‌تواند برای شما مفید باشد و اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار دهد.

ضرورت مدیریت پروژه تیمی

پیش از ذکر اهمیت مدیریت تیم پروژه ، یک تعریف کلی از پروژه و مدیر پروژه را بیان می‌کنیم. پروژه، مجموعه کارهایی است که برای رسیدن به هدف خاصی تعریف می‌شود و باید در بازه زمانی مشخصی به انجام برسد. هدف از انجام پروژه، ارتقای کسب و کار، نیاز مالی یا درخواست مشتری است. بنابراین، برای شروع طرح مذکور، به فاکتورهایی از جمله مشخص کردن یک بازه زمانی، تعیین اهداف مشخص و واضح، اختصاص بودجه مشخص و منابع انسانی شامل اعضای تیم و مدیریت نیاز است.

مدیر پروژه نیز، سازماندهی و نظارت بر اعضای تیم را بر عهده دارد. پیشبرد هر برنامه‌ای، بدون مدیریت اصولی بر آن، با شکست مواجه خواهد شد. در بسیاری از سازمان‌ها، به اهمیت مدیریت پروژه تیمی توسط مدیر پروژه پی نبرده‌اند و به عنوان هزینه‌ای مازاد بر بودجه سازمان به آن نگاه می‌کنند اما آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که بدون مدیریت و رهبری تیم پروژه ، سازمان چه ضررهایی را متحمل خواهد شد و چه مقدار از بودجه‌های سازمان هدر می‌رود؟ همچنین، در مواجهه با مسائل و چالش‌های احتمالی، اعضاء باید چه واکنشی نشان دهند تا برنامه به بهترین شکل ممکن هدایت شود؟

در پاسخ به این سوالات است که به نقش کلیدی مدیریت تیم پروژه پی می‌بریم زیرا به واسطه حضور مدیر، مواردی از قبیل مطابقت اهداف پروژه با اهداف استراتژیک سازمان مربوطه، هدایت مناسب برنامه، تقسیم صحیح وظایف بین اعضا، نظارت بر عملکرد همه افراد تیم، تخصیص موثر منابع، ارائه یک برنامه اصولی به افراد برای پیشبرد اهداف تعیین شده، ارائه دستاوردهایی مورد انتظار از برنامه یا طرح و تحویل آن در زمان مقرر، تضمین کیفیت خروجی و تامین رضایت مشتری میسر می‌شود.

مهارت‌های لازم برای مدیریت تیم پروژه

مدیر برای رسیدن به هدف مطلوب، وظیفه دارد که اعضا را به بهترین شکل هدایت کند. همچنین، همه امور را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهد. برای این منظور، باید از توانایی‌ها و مهارت‌هایی برخوردار باشد تا در مورد برنامه مذکور، به موفقیت حتمی دست یابد.

در ادامه به مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت و رهبری تیم پروژه می‌پردازیم:

1. برخورداری از سبک رهبری اصولی؛
2. مدیریت زمان ؛
3. برقراری ارتباط موثر بین اعضاء و سایر بخش‌ها؛
4. کنترل هزینه‌های مالی؛
5. بررسی کیفیت انجام کار و مدیریت آن؛
6. مدیریت ریسک به منظور کنترل اتفاقات غیر منتظره؛
7. انعطاف پذیر بودن در مقابل تغییرات احتمالی و سازگار شدن با شرایط؛
8. همدلی با اعضای تیم به منظور ایجاد انگیزه و حس ارزشمندی در آن‌ها.

ساختار تیم مدیریت پروژه شامل چه کسانی است؟

هرچه سازمان بزرگتر باشد، ایده‌ها، محصولات و خدمات بیشتری ایجاد می‌کند. به همین منظور، در یک مجموعه بزرگ ممکن است چندین پروژه به طور همزمان پیاده سازی شوند. از این رو، برای هر قسمت، یک مدیر میان پایه‌ای باید در نظر گرفت تا مسئولیت مدیریت تیم پروژه را بر عهده بگیرد. ساختار تیم مدیریت پروژه به شرح زیر است:

1. مدیر ارشد یا حامی پروژه: این شخص، یکی از اعضای هیئت مدیره است که بالاترین سمت را در اجرای طرح بر عهده دارد. در واقع، مدیر در مورد روند انجام کار به حامی گزارش می‌دهد. مدیر ارشد یا حامی، باید به بهترین شکل ممکن، از طرح مربوطه پشتیبانی و موانع سازمانی را برطرف کند. همچنین، باید ارتباط موثری با مدیر عامل و ذی نفعان کلیدی داشته باشد تا بتواند منابع لازم را تامین کند.
2. مدیر: این شخص از سوی حامی، اختیارات لازم را کسب می‌کند و در صورت بروز هرگونه مشکلی آن را برطرف می‌کند. همچنین این شخص فعالیت‌هایی که باید برای رسیدن به هدف انجام شوند را تعیین خواهد کرد.
3. مسئول زمان‌ بندی برنامه: این شخص، از توانایی بالایی در زمان‌ بندی و عمل به تعهدات زمانی برخوردار است تا کارها طبق زمان مقرر پیش بروند.
4. رهبر تیم: در پروژه‌های کوچک، رهبر همان مدیر پروژه است اما در طرح‌های بزرگ، رهبر تیم کسی است که به مدیر گزارش می‌دهد.
5. دستیار مدیر پروژه: این شخص در مواقع حساس و مهم به مدیر کمک می‌کند و معمولا قسمت‌های خاصی از برنامه به او محول می‌شود.

مراحل یا فرآیند مدیریت تیم پروژه

فرآیند یا چرخه زیست مدیریت تیم پروژه ، به نحوه اجرای مرحله به مرحله یک طرح یا برنامه و به اقداماتی اشاره دارد که برای انجام امور صورت می‌گیرد. همچنین، یک مسئله اساسی برای مدیران تلقی می‌شود زیرا به واسطه پیشروی مدیران مطابق با آن، پیشبرد امور راحت‌تر می‌شود و طرح مذکور با موفقیت به پایان می‌رسد. اگرچه، هر پروژه، فرآیند مخصوص به خود را دارد اما کلیت چرخه زیست همه برنامه‌ها یکسان است.

5 فاز مهم

در ادامه به مراحل کلی فرآیند مدیریت تیم پروژه می‌پردازیم که شامل 5 فاز است:

1. شروع: در این مرحله، در مورد ایده برنامه، نحوه عملکرد آن و اینکه چگونه نیازهای کسب و کار را برآورده می‌کند، توضیحاتی مکتوب می‌شود و به ذینفعان یا افراد شرکت کننده در پروژه ارائه خواهد شد. آن‌ها، برنامه مذکور را از لحاظ امکان پذیر بودن آن و اینکه ارزش دارد انجام شود یا خیر، بررسی می‌کنند. سپس، در صورت تایید، طرح مذکور به مرحله بعد خواهد رفت.
2. برنامه ریزی: این قسمت از اهمیت زیادی برخوردار است چرا که در آن، یک الگوی مناسب برای روند انجام کار با توجه به زمان و بودجه دریافت شده، تعریف می‌کنید.
3. اجرا: در این فاز، برنامه ریزی‌های تدوین شده در قسمت قبل، در عمل اجرا می‌شود.
4. نظارت و کنترل: به منظور اطمینان حاصل کردن از انجام نقشه، طبق برنامه‌ریزی مشخص شده، مدیر موظف است که بر تمام مراحل انجام کار، نظارت و کنترل داشته باشد.
5. اتمام پروژه: در این مرحله، عملا مدیر، کار خود را تمام کرده است اما لازم است جلسه‌ای را ترتیب دهد و به تجزیه و تحلیل طرح مذکور بپردازد. به طور کلی، در مورد نقاط ضعف و قوت پروژه، نحوه انجام کارها، وقوع مشکلات موجود در مسیر و غیره صحبت کند. این امر باعث می‌شود که در برنامه‌های بعدی، عملکرد خود را بهبود ببخشد. همچنین، این جلسه، یک فرصت عالی برای تشویق و قدردانی از اعضای پر تلاش تیم محسوب خواهد شد.

توصیه رکلا

در پروژه‌های کوچک که صرفا یک یا دو نفر در آن حضور دارند، به مدیر نیازی نیست اما در پروژه‌های بزرگ، به فردی با تجربه نیاز است که سِمَت مدیریت تیم پروژه را بر عهده بگیرد. با حضور این شخص، دیگر در مورد کمبود بودجه، تعویق در انجام امور، نبود منابع لازم و غیره هیچ نگرانی نخواهید داشت زیرا مدیر پروژه، روند انجام کار و کیفیت را مو به مو مورد بررسی و کنترل خود قرار می‌دهد.

در این مقاله به اهمیت مدیریت تیم پروژه در اتمام موفقیت آمیز پروژه‌ها پرداختیم. هم کارمندان و هم کارفرمایان لازم است که در مورد مطالب بالا اطلاعات لازم را کسب کنند اما در مورد جنبه‌های حقوقی و قانونی مسائلی از این قبیل، می‌توانید در وب سایت رکلا، از خدمات مشاوره حقوقی تلفنی و تنظیم قرارداد اختصاصی آن بهره بگیرید. لازم به ذکر است که تمامی خدمات این مجموعه، به صورت آنلاین ارائه می‌شود و هر جا که باشید می‌توانید از آن‌ها بهره بگیرید. همچنین، می‌توانید نظراتتان را در زیر این مقاله با ما در میان بگذارید تا در اسرع وقت پاسخگوی شما باشیم.