آشنایی با انواع سند رسمی و تفاوت سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت
سند به هر نوشته معتبری گفته می‌شود که دارای مهر، امضا یا اثر انگشت باشد. هر نوشته‌ای که به عنوان سند یا قرارداد قابل استناد است، می‌تواند به صورت رسمی یا غیر رسمی تنظیم شود. سند رسمی به سندی گفته می‌شود که از سوی مراجع قانونی صلاحیت دار تنظیم، امضا و صادر شده باشد.
اسناد یکی از مهمترین ادله اثبات دعوا هستند. یعنی اشخاص، ادعا و دعوای خودشان را می‌توانند با استناد به اسناد ثابت کنند. از سوی دیگر باید گفت که اسناد در صورتی معتبر و قابل استناد هستند که مطابق با شرایط و تشریفات قانونی تنظیم و صادر شده باشند. قانونگذار، شرایط و نحوه تنظیم و استناد به اسناد را در مواد 1286 الی 1305 قانون مدنی مشخص کرده است.
شرایط و تشریفات استناد به اسناد رسمی و همچنین چگونگی اثبات اصالت آن‌ها در مواد 206 الی 228 قانون آیین دادرسی مدنی مشخص شده است. در این مقاله با نحوه تنظیم اسناد رسمی و تشریفات قانونی استناد به آن‌ها آشنا می‌شویم.
اگر تمایل دارید که درباره انواع سند اطلاعات بیشتری داشته باشید، لازم است به این مساله اشاره کنیم که پیش از این در یک مقاله مجزا درباره ماهیت سند عادی توضیح داده‌ایم. می‌توانید با زدن روی لینک، آن مقاله را نیز مطالعه کنید.
بررسی مختصر جایگاه ادله اثبات دعوا در دعاوی حقوقی
خواهان و خوانده طرفین دعاوی مطروحه در دادگاه‌های حقوقی را تشکیل می‌دهند. خواهان به فردی گفته می‌شود که ادعاهایی را بر علیه دیگری مطرح می‌کند بنابراین، خوانده نیز به شخصی می‌گویند که خواهان بر علیه او طرح دعوا کرده است. با توجه به ضوابط و تشریفاتی که در قانون آیین دادرسی مدنی مشخص شده است، خواهان برای اثبات ادعاهایی که بر علیه خوانده مطرح می‌کند باید دلایل و مدارک معتبری در دست داشته باشد. خوانده نیز برای انکار ادعاهایی که بر علیه او طرح شده است، باید به دلایل معتبری استناد کند.
در اصطلاح قانون مدنی به دلایلی که خواهان و خوانده برای اثبات ادعاهای خودشان یا به منظور انکار ادعاهای طرف دیگر دعوا می‌توانند به آن‌ها استناد کنند، ادله اثبات دعوا گفته می‌شود. قانونگذار ادله اثبات دعوا را مشخص کرده و ماده 1258 قانون مدنی را به شمارش آن‌ها اختصاص داده است. مطابق با بند 2 این ماده، اسناد مکتوب از جمله ادله‌ای هستند که خواهان و خوانده برای اثبات ادعاهای خود یا به منظور انکار ادعاهای دیگری می‌توانند به آن‌ها استناد کنند.
سند رسمی چیست؟
مطابق با ماده 1284، سند به هر نوشته‌ای گفته می‌شود که برای اقامه و اثبات دعوا یا به منظور دفاع در برابر ادعاهای طرح شده از سوی شخص دیگر قابل استناد باشد. قانونگذار در ماده 1286، اسناد را به دو نوع عادی و رسمی تقسیم می‌کند. با این حال، تعریف سند رسمی در قانون مدنی به صورت دقیق ارائه نمی‌شود ولی ماده 1286 این قانون به تعیین مصادیق سند رسمی اختصاص پیدا کرده است. با توجه به این ماده، صرفا مراجع قانونی زیر صلاحیت تنظیم و صدور اسناد رسمی را دارند:
- اداره ثبت اسناد و املاک: تمام اسناد مربوط به املاک و مستغلات که توسط اداره ثبت اسناد و املاک صادر شده‌اند، رسمی هستند؛
- دفاتر اسناد رسمی: این دفاتر از مراجع قانونی صلاحیت دار محسوب می‌شوند. بنابراین اصل بر رسمی بودن هر سندی است که توسط این دفاتر تنظیم، امضا و صادر خواهد شد؛
- مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها: منظور از مامور رسمی، کسی است که از طرف مقامات صلاحیت دار کشوری برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد. باید به این نکته توجه داشته باشیم که لزومی ندارد مامور رسمی مستخدم دولت باشد.
انواع سند رسمی چیست؟
همانگونه که در مطلب قبلی این نوشته نیز گفتیم، اسنادی که توسط اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد و مامورین صلاحیت دار قانونی صادر شده‌اند، رسمی هستند. بنابراین، می‌توان گفت که مهمترین انواع سند رسمی عبارت هستند از:
- اسناد قانونی: مانند قوانین مصوب، آیین نامه‌ها و بخشنامه‌ها؛
- سندهای اداری: مانند دستورهای صادره از سوی ادارات لشکری و کشوری؛
- اسناد تنظیم شده در دفاتر ثبت اسناد: مانند وکالت نامه و صلح نامه رسمی؛
- اسناد قضایی: مانند آرای قضایی (احکام و قرارها) و صورت مجلس‌ها.
باید به این نکته توجه داشته باشیم که اسناد رسمی انواع مختلفی دارند و همه آن‌ها در دسته بندی فوق جایگذاری نمی‌شوند. برای مثال، پروانه وکالت و جواز کارشناس از اسناد رسمی هستند اما در این دسته بندی قرار نمی‌گیرند.
سند رسمی لازم الاجرا چیست؟
اسناد لازم الاجرا به اسنادی گفته می‌شود که بدون نیاز به اقامه دعوا یا گرفتن حکم دادگاه قابل اجرا هستند.
برای مثال، شخصی به واسطه سندی که در دفاتر اسناد تنظیم شده است به دیگری بدهکار می‌شود. اگر اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد لازم الاجرا باشد و بدهکار از پرداخت بدهی خود خودداری کند، نیازی نیست که طلبکار برای دریافت طلب خود بر علیه بدهکار اقامه دعوا کند. در این مثال، طلبکار با مراجعه به اجرای ثبت می‌تواند نسبت به دریافت طلب خود از بدهکار اقدام کند. در این حالت، ماموران اجرای ثبت، مطالبات طلبکار را از بدهکار می‌گیرند و به او می‌دهند.
سند رسمی تک برگ چیست؟
اسنادی که از سوی دفاتر اسناد رسمی صادر می‌شوند، انواع مختلفی دارند. سند تک برگ نیز یکی از انواع اسنادی است که توسط دفاتر ثبت اسناد صادر می‌شوند. در گذشته برای املاک و مستغلات، سند منگوله دار صادر می‌شود اما امروزه، سند تک برگ جایگزین اسناد قدیمی شده است. رسمی بودن سند تک برگ باعث می‌شود که در همه جا معتبر باشد. همچنین، دولت شخصی را به عنوان مالک املاک و مستغلات می‌شناسد که نام او در سند تک برگ نوشته شده است. وجود هولوگرام بر روی اسناد تک برگ و سیستمی و مکانیزه بودن صدور این اسناد باعث کاهش احتمال جعل در آن‌ها شده است. لازم به ذکر است که از سال 1390 به بعد، معامله املاک و مستغلات باید به واسطه اسناد تک برگ انجام شود.
آثار سند رسمی چیست؟
اعتبار سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت، مورد تصریح قانونگذار قرار گرفته است. بنابراین اعتبار سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت باعث می‌شود که این اسناد از ارزش قانونی و قابلیت اجرایی زیادی برخوردار باشند. در ادامه، آثاری که اعتبار سند رسمی در قانون مدنی به دنبال دارد را بررسی می‌کنیم:
- سندهای رسمی نسبت به دیگر اسناد، قابلیت اجرایی بیشتری دارند؛
- تاریخی که در زیر این اسناد قید می‌شود از نظر طرفین دعوا و اشخاص ثالث معتبر است؛
- این اسناد قابل تکذیب نیستند و صرفاً می‌توان ادعای جعل آن‌ها را مطرح کرد؛
- صرفاً مراجع صلاحیت دار قانونی در تنظیم این اسناد دخالت دارند؛
- صدور و تنظیم این اسناد، تابع تشریفات قانونی خاصی است؛
- این اسناد بر روی اوراق چاپی مخصوص نوشته و در بایگانی‌های خاصی نگهداری می‌شوند.
بررسی تفاوت سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت
در مطالب قبلی نیز گفتیم که سندی از نظر قانون مدنی به عنوان اسناد رسمی شناخته می‌شود که از سوی اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد و مامورین دولتی صلاحیت دارد صادر شده باشد.
در قانون ثبت، تعریف خاصی از اسناد رسمی ارائه نشده است. به صورت کلی می‌توان گفت، اسنادی از نظر قانون ثبت به عنوان سند رسمی شناخته می‌شوند که مطابق با شرایط و ضوابط قانونی در دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر ازدواج و طلاق به ثبت رسیده باشند.
بنابراین در خصوص تفاوت سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت می‌توان گفت، سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص از اسنادی است که در قانون مدنی به عنوان سند رسمی شناخته می‌شوند. به عبارت دیگر، تمام اسنادی که از نظر قانون ثبت، رسمی هستند در قانون مدنی نیز به عنوان اسناد رسمی شناخته خواهد شد. از سوی دیگر ممکن است که سندی مطابق با قانون مدنی، به عنوان سند رسمی شناخته شود اما از نظر قانون ثبت جزء اسناد رسمی به حساب نیاید.
در واقع اگر مطابق با قانون ثبت، یک سند، رسمی باشد، آن سند در هر حال، به عنوان سند رسمی محسوب می‌شود حتی اگر قانون مدنی در این مورد اظهار نظر نکرده باشد.
برای مثال، شناسنامه توسط مرجع صلاحیت دار قانون صادر می‌شود و با توجه به تعریف ارائه شده در قانون مدنی، سندی رسمی است اما از نظر قانون ثبت به عنوان سندی رسمی شناخته نمی‌شود.
همچنین، اسنادی که از نظر قانون ثبت به عنوان سند رسمی شناخته می‌شوند، لازم الاجرا هستند و بدون نیاز به طرح دعوا و حکم دادگاه اجرا می‌شوند. از سوی دیگر، هر سندی که از نظر قانون مدنی به عنوان اسناد رسمی شناخته می‌شود، لزوماً لازم الاجرا نیست.
در هنگام تنظیم سند معامله باید به این نکات توجه داشته باشیم:
معامله برخی از اموال مانند املاک و مستغلات باید در دفاتر اسناد رسمی به ثبت برسد. در هنگام تنظیم قراردادهایی که برای معامله املاک و مستغلات تنظیم می‌شوند باید تاریخ مشخصی برای مراجعه به دفاتر اسناد رسمی برای ثبت معامله تعیین شده باشد.
در قراردادهایی که در بخش خدمات تنظیم قرارداد رکلا تنظیم می‌شوند، شرایط لازم برای تعیین تاریخ و چگونگی ثبت معامله در دفاتر اسناد رسمی پیش بینی شده است. با این حال، شما می‌توانید شرایط مدنظر خود را با مشورت با مشاوران حقوقی، در متن قرارداد اعمال کنید.
علاوه براین، این امکان را دارید که سوالات خود در زمینه شرایط و تشریفات قانونی استناد به اسناد رسمی را با کارشناسان حقوقی در بخش خدمات مشاوره حقوقی تلفنی رکلا در میان بگذارید.
نظرات
