بررسی صلاحیت دفتر اسناد رسمی به همراه شرح وظایف سردفتر و دفتریار
پیش از انقلاب مشروطه در هر شهر و روستایی به نسبت جمعیت آن، یک یا چند محضر وجود داشت. ثبت و تصدیق معاملات اموال منقول و غیر منقول و همچنین ثبت نکاح و طلاق از جمله اموری بودند که در این محضرها انجام می‌شدند. هر محضر را یک مجتهد مسلمان و معروف اداره می‌کرد. صاحبان محضرها از علما و مجتهدینی بودند که در تخصص و مرجعیت آن‌ها هیچگونه شک و تردیدی وجود نداشت. هویت دینی و شخصیت اجتماعی صاحب محضر باعث اعتبار بخشی به نوشته‌های آن‌ها می‌شد. چند روحانی درس خوانده نیز در محضر به عنوان معاون مشغول به کار بودند. هم اکنون، دفتر اسناد رسمی جایگزین محضرهای قدیم شده‌اند.
این دفاتر از قدیمی‌ترین نهادهای حقوقی در ایران هستند که بخشی از وظایف مربوط به دولت را انجام می‌دهند. همچنین، این دفاتر وابسته به قوه قضاییه هستند و زیر نظر سازمان ثبت اسناد و املاک فعالیت می‌کنند. لازم به ذکر است که دفاتر ثبت اسناد به صورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی کشور اداره می‌شوند. دفاتر ثبت ازدواج و طلاق و دفاتر ثبت اسناد از انواع دفتر اسناد رسمی هستند که زیر نظر قوه قضاییه فعالیت می‌کنند.
در این مقاله، با شرح وظایف دفاتر ثبت اسناد رسمی و همچنین، وظایف سردفتر و دفتریاری که در این دفاتر مشغول به فعالیت هستند، آشنا می‌شویم.
وظایف دفاتر اسناد رسمی چیست؟
معاملات و همچنین آثار و تعهدات ناشی از آن‌ها، بخش مهمی از علم حقوق را تشکیل می‌دهند. آثار و تعهدات ناشی از معاملات نیز تاثیر و نقش قابل توجهی در روابط اجتماعی، اقتصادی و تجاری حاکم بر جامعه دارند. قانونگذار به واسطه تدوین و تصویب قوانین ثبتی و تاکید بر ایجاد دفاتر اسناد رسمی، در ثبت و ساماندهی اسناد مربوط به معاملات نقش مهمی دارد. در ادامه، شرح وظایف دفاتر ثبت اسناد رسمی را بررسی می‌کنیم.
مروری بر مهمترین وظایف دفترخانه اسناد رسمی
با توجه به قانون ثبت و قانون دفاتر اسناد رسمی ، مهمترین وظایف دفترخانه اسناد رسمی عبارتند از:
- ثبت اسناد مطابق با مقررات قانونی؛
- ارائه مواد مورد تصدیق از اسناد ثبت شده؛
- تصدیق صحت امضای قید شده در اسناد؛
- قبول و حفظ اسناد امانتی؛
- ثبت معاملات شرطی و رهنی در شکل‌ها و قالب‌های مختلف؛
- ثبت معاملات مربوط به اموال منقول؛
- ثبت معاملات مربوط به اموال غیر منقول؛
- به ثبت رسانیدن وصیت نامه‌های عهدی و تملیکی؛
- ثبت انواع قرارداد در شکل‌ها و قالب‌های مختلف؛
- گواهی امضا در قالب‌های متعدد به جز اسناد مالی و معاملات؛
- تصدیق کپی اسناد و اوراق مراجعه کنندگان؛
- دریافت قبوض سپرده مستاجرین، مطابق با بند 52 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی؛
- صادر کردن گواهی عدم انجام معامله، براساس بند 89 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی؛
- ثبت کردن تعهد نامه؛
- به ثبت رسانیدن رضایت نامه؛
- ثبت کردن اجاره نامه؛
- ثبت کردن وقف نامه و اسناد مربوط به مال وقف شده؛
- به ثبت رسانیدن معاملات مربوط به نقل و انتقال حق سرقفلی؛
- ثبت اسناد مربوط به ضمانت نامه؛
- تنظیم انواع وکالت نامه کاری، وکالت نامه فروش و وکالت نامه تام الاختیار.
بررسی مراحل تنظیم سند در دفتر اسناد رسمی
برای تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی باید تمام مراحل زیر سپری شود:
- احراز هویت طرفین معامله؛
- احراز اهلیت طرفین معامله؛
- بررسی و اثبات اصالت و اعتبار مستندات اسناد؛
- احراز رعایت مقررات و تشریفات قانونی، انجام مکاتبات لازم و اطمینان از عدم منع قانونی برای تنظیم سند؛
- اخذ حق التحریر، حق ثبت و سایر حقوق دولتی؛
- تنظیم اوراق سند و تایید این اوراق توسط طرفین معامله؛
- ثبت سند در دفتر سردفتر؛
- تصدیق مطابقت سند با ثبت دفتر از سوی طرفین معامله؛
- تایید صحت ثبت و هویت طرفین معامله به وسیله درج امضای سردفتر در پایین دفتر ثبت و حاشیه سند؛
- درج امضای دفتریار و مهر دفتر اسناد در پایین دفتر ثبت و حاشیه سند.
سردفتر کیست و باید از چه مهارت‌هایی برخوردار باشد؟
سردفتر به شخصی گفته می‌شود که اداره دفاتر ثبت اسناد رسمی و همچنین اداره دفاتر ازدواج و طلاق را بر عهده دارد. این شخص براساس پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انتخاب می‌شود. در واقع این اشخاص ذی حق و ذی سمت به منظور راه اندازی و مدیریت دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق هستند. در ادامه شرایط، وظایف و مهارت‌های سردفتر و همچنین موارد ممنوعیت از اشتغال به سردفتری را بررسی خواهیم کرد.
شرایط سردفتر برای فعالیت در این حوزه
فردی می‌تواند اداره دفاتر ثبت اسناد رسمی را به عنوان سردفتر بر عهده بگیرد که از شرایط زیر برخوردار باشد:
- تابعیت جمهوری اسلامی ایران؛
- داشتن التزام عملی به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران؛
- نداشتن سوء پیشینه و محکومیت کیفری؛
- داشتن کارت پایان خدمت یا معافیت دائم برای آقایان؛
- عدم ممنوعیت از خدمات قضایی و دولتی؛
- عدم اعتیاد به مواد مخدر و برخورداری از سلامت کافی برای انجام وظایف مربوط به سردفتری؛
- عدم اشتغال به وکالت و قضاوت؛
- عدم اشتغال در موسسات وابسته به دولت؛
- عدم تصدی سمت مدیر عاملی شرکت‌های تجاری، بانک‌ها، موسسات بیمه و موسسات دولتی یا وابسته به دولت؛
- داشتن حداقل 24 سال و حداکثر 50 سال در هنگام شروع به کار.
ممنوعیت از سردفتری یعنی چه؟
افراد زیر از حق اشتغال به عنوان سردفتری یا دفتر یاری برخوردار نیستند:
- اتباع بیگانه؛
- افراد دارای حق ولایت یا قیومیت؛
- افرادی که به صورت موقت یا دائم از اشتغال به وکالت یا قضاوت منع شده‌اند؛
- افرادی که از خدمات دولتی منع شده باشند؛
- کسانی که به ارتکاب جنایات عمدی و جرایم منافی عفت محکوم شده‌اند؛
- افرادی که به مواد مخدر اعتیاد دارند؛
- کسانی که به فساد عقیده شهرت دارند و فاقد صلاحیت اخلاقی هستند.
مهارت‌های لازم برای این کار
مهارت‌های لازم برای شغل سردفتری عبارت است از:
- برخورداری از ارتباطات اجتماعی مناسب؛
- داشتن اطلاعات و دانش کافی؛
- معتمد و امانتدار بودن؛
- داشتن دقت زیاد و توجه به جزئیات؛
- مسئولیت پذیر بودن.
تعهدات انجام کار این سمت شغلی
شرح وظایف سردفتر اسناد رسمی، عبارت است از:
- ثبت و گواهی اسناد مالی و غیر مالی مانند سند مالکیت، وثیقه نامه و اجاره نامه؛
- احراز هویت دو طرف معامله و بررسی اسناد لازم برای احراز هویت آن‌ها؛
- دادن رونوشت گواهی شده از اسناد به ثبت رسیده به اشخاصی که طبق قوانین از حق گرفتن آن برخوردار هستند؛
- تصدیق صحت امضا یا گواهی امضای اشخاص به منظور مصون ماندن آن‌ها از انکار و تردید؛
- پذیرفتن و محافظت کردن از اسنادی که نزد سردفتر به امانت گذاشته می‌شوند، مانند وصیت نامه.
بررسی وظایف دفتریار دفتر اسناد رسمی
دفتر یار نیز به فردی گفته می‌شود که وظیفه معاونت دفاتر ثبت اسناد رسمی را برعهده دارد. به صورت کلی می‌توان گفت که انجام وظایف دفتر ثبت اسناد رسمی بر عهده سردفتر و دفتر یار است. سر دفتر به دلخواه خود می‌تواند دفتر یار را انتخاب کند. بنابراین، دفتر یار با توجه به پیشنهاد سردفتر و به واسطه ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و مطابق با مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی انتخاب می‌شود. همچنین، سردفتران دفاتر ثبت اسناد رسمی می‌توانند دفتر یار دوم نیز انتخاب کنند. دفتر یاران اول و دوم نباید سنی کمتر از 20 و بیشتر از 50 سال داشته باشند.
دفتر یار اول، مسئول انجام تمام امور دفتر خانه است که به موجب قانون دفاتر اسناد رسمی به او یا سردفتر محول می‌شوند. به عبارت دیگر، در هر موردی که دفتریار به جای سردفتر فعالیت می‌کند، با او دارای مسئولیت مشترک است. تصدی سمت معاونت دفاتر ثبت اسناد رسمی و مسئولیت نظارت بر وصول دولتی در دفاتر ثبت اسناد ، از مهمترین وظایف دفتریار دفتر اسناد رسمی هستند. همچنین، لازم به ذکر است که دفتریار به عنوان نماینده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی نیز محسوب می‌شود.
مهمترین نکات حقوقی در این خصوص
قراردادهای که به صورت مکتوب تنظیم و امضا شده‌اند، به منزله اسنادی هستند که بر توافق میان طرفین آن‌ها دلالت می‌کنند. تنظیم دقیق و همه جانبه قراردادها، بسیار دارای اهمیت است. کوچک‌ترین بی دقتی در تنظیم قراردادها می‌تواند ضرر و زیان طرفین آن را به دنبال داشته باشد. به همین دلیل، قراردادها باید به گونه‌ای تنظیم شوند که حقوق و منافع قانونی طرفین آن‌ها را تامین کنند.
خدمات تنظیم قرارداد رکلا، این فرصت را برای شما ایجاد کرده است که قراردادهای مد نظر خود را به صورت اختصاصی و توسط کارشناسان حقوقی تنظیم کنید.
خدمات مشاوره حقوقی تلفنی رکلا نیز به شما امکان می‌دهد که سوالات خود در رابطه با شرایط قانونی تنظیم و اجرای قراردادها را با کارشناسان حقوقی در میان بگذارید.
